Vakantie plannen voor je team is makkelijk. Vakantie plannen voor je klantproces is het echte werk

Elk jaar hetzelfde verhaal: voor veel ondernemers is de zomer financieel de zwaarste periode. Klanten zijn op vakantie, beslissingen worden uitgesteld, en nieuwe opdrachten schuiven door naar september. Toch is dat niet voor iedereen zo. Onderzoek laat zien dat de zomer voor een deel van het Nederlandse MKB juist de belangrijkste verkoopperiode van het jaar is — bedrijven die de rustigere periode bewust gebruiken om terrein te winnen op concurrenten die wél stilvallen.

Het verschil zit in de voorbereiding, niet in geluk

Wat die bedrijven anders doen, is zelden toeval. Het gaat om voorbereiding van het proces, niet om harder werken tijdens de vakantie zelf. Onderzoek naar goede overdrachtspraktijken in sales laat zien wat daarbij helpt: een gestructureerd overdrachtsdocument met klantgegevens, lopende deals, eerdere gesprekken en aankomende deadlines, gecombineerd met een kort overdrachtsmoment tussen de vertrekkende en de tijdelijk vervangende collega. Cruciaal is waar die informatie leeft: in een herhaalbaar format binnen het CRM of automatiseringsplatform, niet in een los gedeeld document dat na een paar weken kwijt is.

De herkenbare situatie bij veel MKB-bedrijven

Bij veel kleinere bedrijven bestaat “overdracht” tijdens vakantie uit een kort berichtje in de app-groep: “ik ben er even niet, kun jij Jansen in de gaten houden?” Zonder duidelijke afspraak over wélke informatie daarbij hoort, welke velden zijn bijgewerkt, en wat de status van een deal precies is, is dat geen overdracht maar een goed bedoelde noodgreep. De vervangende collega weet vaak niet meer dan de naam van de klant, en moet zelf improviseren zodra er een vraag binnenkomt.

Wat het kost als je dit niet oplost

Het resultaat is voorspelbaar: deals die tijdens de vakantieperiode “even blijven liggen” tot de eigenaar terug is, terwijl een concurrent die zijn proces wél heeft voorbereid, gewoon doorgaat. Dat is niet zichtbaar als concrete fout, maar als een zomer die stiller aanvoelt dan nodig — terwijl de vertraging niet kwam door minder vraag, maar door een proces dat op één persoon leunde.

Hoe FortCRM hierop inspeelt

Bij de inrichting van Pipedrive denken we bewust na over eigenaarschap per deal: wie is de hoofdverantwoordelijke, en wie is de aangewezen back-up als die persoon afwezig is. Via automatisering zorgen we dat een deal die door de back-up wordt overgenomen, dezelfde context meekrijgt als de oorspronkelijke eigenaar had — geen los document, maar de volledige geschiedenis direct in het CRM. Zo hoeft “ik ben er even niet” nooit te betekenen dat een klant even niemand heeft.

Een concrete eerste stap

Ga je zelf, of gaat een collega, binnenkort weg? Wijs voor elke openstaande deal een tijdelijke back-up aan in het CRM, en zorg dat de laatste stand van zaken (laatste contact, eerstvolgende actie, deadline) in het systeem staat — niet alleen in het hoofd van de eigenaar. Dat kost een middag, en is het verschil tussen een zomer die stilvalt en een zomer die gewoon doorloopt.

Bronnen

• MKB Servicedesk, “Dichtgaan of openblijven tijdens de zomervakantie?”
• Financieel Management, “Vakantie? MKB gebruikt zomer juist om te groeien”
• Pipedrive, “Handover Management Checklist”